สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 2

งานที่ปฏิบัติ
- พิมพ์รายละเอียดและสแกนภาพเอกสารคำสั่งการทางพิเศษฯ ปี 2536 และ ปี 2535 จำนวน 405 คำสั่ง 457 แผ่น ลงในระบบบริหารจัดการเอกสาร
- ลงทะเบียนจดหมายของพนักงานและลูกจ้างของการทางพิเศษฯ (กทพ.) จำนวน 8 ฉบับ ลงในสมุดทะเบียนรับไปรษณีย์
- พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับการรับหนังสือภายนอกที่มาถึงการทางพิเศษฯ (กทพ.) เข้าในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 9 เรื่อง และคลิกส่งเรื่องให้สำนักผู้ว่าการ (สผว.) ผ่านระบบสารบรรณฯ จำนวน 36 เรื่อง
- ส่งแฟ้มหนังสือภายนอก เสนอผู้อำนวยการกองกลางและการประชุม (ผอ.กกช.) ,ส่งเอกสารที่ธุรการกองกลางและการประชุม (กกช.) ,ฝ่ายการเงิน (ผกง.) ,รองผู้ว่าการฝ่ายบริหาร (รผบ.)
- ส่ง Fax เอกสารหนังสือจากภายนอกถึงฝ่ายกฎหมาย (ฝกม.) จำนวน 5 เรื่อง และถึงรองผู้ว่าการฯ (รผก.) จำนวน 16 เรื่อง
ปัญหาและอุปสรรค
- ไม่มี
วิธิแก้ไขปัญหา
- ไม่มี

สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ สัปดาห์ที่ 1

วันที่ 1-5 พฤศจิกายน 2553

ได้รับมอบหมายให้ฝึกงานในแผนกสารบรรณ ของหน่วยงานการทางพิเศษแห่งประเทศไทย ส่วนมากเป็นงานเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารเข้าระบบของหน่วยงาน การส่งเอกสารงานผ่านระบบถึงผู้บริหารในฝ่ายต่าง ๆ แผนกสารบรรณจะมี 2 ระบบหลัก ๆ คือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และ ระบบบริหารจัดการเอกสาร

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบบริหารจัดการเอกสาร

งานที่ปฏิบัติ

- ลงทะเบียนจดหมายของพนักงานและลูกจ้างของการทางพิเศษฯ (กทพ.) จำนวน 58 ฉบับ ลงในสมุดทะเบียนรับไปรษณีย์ และประทับตราไปรษณีย์จดหมาย จำนวน 97 ฉบับ

- พิมพ์รายชื่อ คณะกรรมการอำนวยการ จัดงานวันคล้ายวันสถาปนา ครบรอบ 100 ปี กระทรวงคมนาคม ลง Microsoft Word จำนวน 1 ฉบับ

- พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับการรับหนังสือภายนอกที่มาถึงการทางพิเศษฯ (กทพ.) เข้าในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 13 เรื่อง และคลิกส่งเรื่องให้สำนักผู้ว่าการ (สผว.) ผ่านระบบสารบรรณฯ จำนวน 36 เรื่อง

- พิมพ์รายละเอียดและสแกนภาพเอกสารคำสั่งเกี่ยวกับสำเนาหนังสือออกเลข กทพ. 05-08 ปี 2553 จำนวน 12 ชุด 16 แผ่น และสแกนภาพเอกสารเกี่ยวกับคำสั่งการ การทางพิเศษฯ (กทพ.) ปี 2537 จำนวน 78 คำสั่ง 114 แผ่น ลงในระบบบริหารจัดการเอกสาร

- ถ่ายเอกสารเกี่ยวกับติดประกาศเรื่องการศึกษาต่อปริญญาโทและติดประกาศบอร์ดโรงอาหารและบอร์ดกองกลางและการประชุม จำนวน 18 ชุด 180 แผ่น

- ส่งแฟ้มหนังสือภายนอก เสนอผู้อำนวยการกองกลางและการประชุม (ผอ.กกช.) ,ส่งเอกสารที่ธุรการกองกลางและการประชุม (กกช.) รองผู้ว่าการฝ่ายบริหาร (รผบ.) และส่งเอกสารหนังสือเวียนที่ ผู้ช่วยผู้ว่าการ (ผช.ผวก.) และธุรการกองกลางและการประชุม (กกช.)

ปัญหาและอุปสรรค

- การปฏิบัติงานกับระบบของหน่วยงาน ยังไม่ชำนาญ แลปฏิบัติถูกบ้างผิดบ้าง

- คอมพิวเตอร์ในแผนกสารบรรณมีสเป็คที่ต่ำทำให้การปฏิบัติงีความล่าช้า

- ไม่รู้จักแผนกต่าง ๆ ที่จะนำเอกสารไปส่ง

วิธิแก้ไขปัญหา

- สอบถามพี่ ๆ ที่คุมฝึกงาน เกี่ยวกับการแก้ไขข้อผิดพลาดต่าง ๆ

- นำคอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊คมาเชื่อมต่อกับระบบเครือข่ายของหน่วยงาน

- สอบถามพี่ ๆ ที่คุมฝึกงาน ว่าแผนกต่าง ๆ อยู่ตรงไหนแล้วจดบันทึก